Mniej ręcznej pracy w zakupach: od procesu do prostego narzędzia

W zakupach rzadko brakuje narzędzi. Częściej brakuje czasu.

Mail, załącznik, arkusz, system, telefon, kolejny mail. Pomiędzy nimi jest jeszcze kilka drobnych decyzji, które ktoś musi podjąć. I właśnie tam najczęściej znika dzień kupca.

Dlatego coraz mniej interesuje mnie pytanie: „jakie nowe narzędzie wdrożyć?”. Bardziej interesuje mnie inne: który fragment pracy powtarzamy tak często, że warto przestać robić go ręcznie?

Zaczęło się dużo wcześniej niż od AI

Automatyzacja w zakupach nie pojawiła się razem z modelami językowymi. Przez lata wiele rzeczy dało się usprawnić za pomocą Excela, VBA, prostych reguł i przepływów.

To nadal działa. I w wielu miejscach nadal jest najlepszym rozwiązaniem.

Nowe narzędzia zmieniły jednak jedną rzecz: dziś znacznie łatwiej przejść od pomysłu do pierwszego działającego prototypu. Kupiec nie musi od razu rozpoczynać dużego projektu IT. Może najpierw dobrze opisać problem, sprawdzić kilka wariantów i zobaczyć, czy pomysł ma sens.

Najpierw szukam straty

Najłatwiej zacząć od trzech rzeczy:

• czekania,
• przepisywania,
• szukania.

Czekamy na potwierdzenie dostawcy. Przepisujemy dane z PDF-a do systemu. Szukamy ostatniej wersji ustalenia albo próbujemy sobie przypomnieć, czy ktoś już dostał ponaglenie.

To nie są spektakularne problemy. Właśnie dlatego tak długo potrafią funkcjonować bez zmian.

Pojedynczo zabierają kilka minut. W skali tygodnia i całego zespołu robi się z tego całkiem realny koszt.

Gdzie proste wsparcie ma sens

Najlepiej tam, gdzie proces jest powtarzalny, a kupiec przed podjęciem decyzji musi zebrać informacje z kilku miejsc.

Potwierdzenia dostaw. Zamiast otwierać każdy dokument od początku, można wcześniej wyciągnąć najważniejsze informacje i pokazać kupcowi tylko to, co wymaga uwagi.

Follow-upy. Samo napisanie przypomnienia nie jest problemem. Problemem jest wiedzieć, komu, kiedy i w jakiej sprawie trzeba się przypomnieć.

Porównanie ofert. Dane przychodzą w różnych formatach, a kupiec i tak musi sprowadzić je do wspólnego mianownika.

Monitoring dostawców. Pojedynczy mail niewiele mówi. Historia opóźnień, zobowiązań i reakcji zaczyna już tworzyć obraz współpracy.

Audyty. Notatki i nagrania można szybciej uporządkować w szkic raportu, który później weryfikuje człowiek.

Planowanie zapasu. Dane mogą podpowiadać kierunek, ale decyzja nadal powinna uwzględniać rzeczy, których w tabeli nie widać.

Nie wszystko trzeba „uagentowić”

To chyba najważniejsza lekcja.

Jeżeli problem da się rozwiązać prostą regułą, to zwykła automatyzacja jest często lepsza. Jest przewidywalna, łatwiejsza do utrzymania i nie komplikuje procesu bez potrzeby.

Bardziej zaawansowane rozwiązania mają sens tam, gdzie pojawia się nieuporządkowany tekst, dokumenty, kontekst albo kilka możliwych interpretacji.

Ale nawet wtedy nie oddawałbym maszynie tego, co jest sednem pracy kupca: odpowiedzialności za decyzję, relację z dostawcą i ocenę sytuacji.

Najpierw proces, potem narzędzie

Jeżeli każdy w zespole robi tę samą rzecz inaczej, żadna technologia tego nie uporządkuje za nas.

Najpierw trzeba ustalić:

• co uruchamia proces,
• jakie dane są potrzebne,
• co jest wynikiem,
• gdzie są wyjątki,
• kto podejmuje decyzję.

Dopiero wtedy warto coś budować.

To podejście jest mniej efektowne niż „zróbmy agenta”, ale znacznie częściej prowadzi do rozwiązania, z którego ktoś później naprawdę korzysta.

Zacznij od jednego problemu

Nie od całej transformacji zakupów.

Wybierz jedną rzecz, którą robisz kilka razy w tygodniu. Najlepiej taką, przy której regularnie przełączasz się pomiędzy mailem, arkuszem i systemem.

Rozpisz ją krok po kroku i zaznacz, gdzie tracisz czas.

Bardzo często pierwszy sensowny pomysł na usprawnienie pojawia się jeszcze zanim otworzysz jakiekolwiek narzędzie.

Więcej przykładów tego podejścia pokazuję na stronie Agenci AI w zakupach. Jeśli chcesz spojrzeć w ten sposób na swój proces, napisz.